Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en de administratieve lasten te verminderen, heeft gemeente Huizen recent Robotic Process Automation ingevoerd. Daarmee worden zorgdeclaraties en -mutaties van burgers automatisch en accuraat verwerkt. Hierdoor komt tijd vrij voor betere klantenservice.

Gemeente Huizen telt ruim 40.000 inwoners en heeft de ambitie om maatwerk te leveren aan haar al inwoners ‘door integraal te werken binnen het sociaal domein’. De gemeente vindt dat inwoners de garantie moeten hebben dat zij de ondersteuning die zij nodig hebben ook daadwerkelijk zullen krijgen. Financiële of bureaucratische belemmeringen vanuit de gemeente dienen daarbij te worden vermeden.

Fouten voorkomen

“Met RPA kan de administratieve lasten worden verminderd, waardoor er meer tijd is voor het gesprek met de inwoner”, zegt Koen Buikema, senior adviseur bedrijfsvoering van de gemeente Huizen. “De kwaliteit van de data wordt tegelijkertijd verbeterd waardoor een consulent direct toegang heeft tot de juiste informatie.”

Doel van de inzet van RPA-softwarerobots binnen de gemeente is om het repeterende, administratieve werk van medewerkers tussen de verschillende systemen te vervangen door een gerobotiseerde koppeling. Processen worden geoptimaliseerd om fouten te voorkomen en doorlooptijd te verkorten. De softwarerobots kunnen 24/7 werken en de gewenste handelingen en transacties snel en 100% accuraat uitvoeren. Hiermee voorkomt de gemeente mogelijke financiële en juridische consequenties.

Bestaande of nieuwe cliënt

De softwarerobot haalt gegevens uit het backofficesysteem en zoekt het bijbehorende rapport op vanuit het zaaksysteem. Vervolgens voert de robot deze gegevens in het regionaal declaratiesysteem in. De robot herkent of het om een bestaande of een nieuwe cliënt gaat. Vervolgens wordt de sociale voorziening toegevoegd.
Dit proces herhaalt de robot automatisch totdat alle werkprocessen verwerkt zijn. Indien de robot niet in staat is om het proces te verwerken, stuurt die een uitvalbericht naar een e-mailbox. Op deze manier kan een consulent uitzonderingsgevallen persoonlijk verwerken.

Buikema: “De gemeente Huizen wil de volledige ruimte benutten om nieuwe, innovatieve ideeën uit te werken om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en administratieve lasten te verminderen. Uitgangspunt is een integraal klantbeeld en de inwoner zo effectief en efficiënt van dienst zijn.”

Lees ook RPA IN HR: KUNNEN WE WEL ZONDER?

Technologie